Οδηγός Σύνταξης και Υλοποίησης ενός επιτυχημένου Επιχειρηματικού Σχεδίου -Business plan

 

Από http://www.chalkidiki-go.gr/


Το παρακάτω άρθρο, γραμμένο με απλό και κατανοητό τρόπο έχει σκοπό να εξοικειώσει τους ήδη υπάρχοντες και τους επίδοξους επιχειρηματίες-ιδιοκτήτες μικρών & μεσαίων επιχειρήσεων που δεν διαθέτουν οικονομικές γνώσεις και γνώσεις διοίκησης επιχειρήσεων με έννοιες και πρακτικές οργάνωσης και διοίκησης και να τους βοηθήσει να σχεδιάσουν και να οργανώσουν αποτελεσματικά τις επιχειρήσεις τους.

Το περιεχόμενο του άρθρου βασίζεται σε άρθρα και βιβλία ελλήνων και ξένων συγγραφέων και στην εμπειρία του συντάκτη και εκφράζουν προσωπικές του θέσεις και απόψεις.

"ΔΕΝ ΕΛΕΓΧΕΙΣ ΟΤΙ ΔΕΝ ΜΕΤΡΑΣ»

Το παραπάνω επιχειρηματικό γνωμικό περιγράφει με απόλυτο τρόπο την αναγκαιότητα ύπαρξης επιχειρηματικού σχεδίου για τις υφιστάμενες και υπό σύσταση επιχειρήσεις μικρές και μεγάλες, το μέγεθος και το περιεχόμενο του οποίου εξαρτάται από την επιχειρηματική κουλτούρα σας και το βαθμό ελέγχου της επιχείρησής σας. Το επιχειρηματικό σχέδιο προσδιορίζει την πορεία της εταιρίας σας, στο τοπικό επιχειρηματικό περιβάλλον και στον ανταγωνισμό, και την μετατρέπει σε στόχους και αριθμούς για να μπορέσετε να την ελέγξετε και να αξιολογήσετε την επιτυχή υλοποίησή του.

Η ύπαρξη ενός ρεαλιστικού και υλοποιήσιμου επιχειρηματικού σχεδίου σε περιόδους κρίσεων, όπως η σημερινή, και η σταθερή υλοποίησή του αποτελεί το βασικό όπλο άμυνας της επιχείρησής σας έναντι των συνεπειών της κρίσης, προσδίδει κύρος και αξιοπιστία έναντι των συνεργατών σας (προμηθευτές, τράπεζες, κλπ) και σας βοηθά να έχετε τον έλεγχο της πορείας της εταιρίας σας.

Η σύνταξη ενός ρεαλιστικού, υλοποιήσιμου και σε τελική ανάλυση πετυχημένου επιχειρηματικού σχεδίου, απαιτεί από εσάς τον επιχειρηματία, χρόνο στη σύνταξή του, ξεκάθαρη στόχευση για την πορεία της εταιρίας, αντικειμενικότητα στην αξιολόγηση των ανταγωνιστών και της εταιρίας σας, συζήτηση με τους εργαζομένους και τα στελέχη σας αφού αυτοί θα κληθούν να το υλοποιήσουν.

Η σύνταξη ενός επιχειρηματικού σχεδίου είναι απαραίτητη είτε έχετε ήδη επιχειρηματική δραστηριότητα και θέλετε να καθορίσετε την πορεία της επιχείρησής σας το προσεχές διάστημα είτε θέλετε να ξεκινήσετε μία νέα επιχειρηματική δραστηριότητα. Ειδικότερα, στην περίπτωση που θέλετε να ξεκινήσετε μία νέα επιχειρηματική δραστηριότητα η σύνταξη ενός επιχειρηματικού σχεδίου θα σας βάλει στη διαδικασία αξιολόγησης της επένδυσης με αντικειμενικούς όρους και όχι με βάση τις επιθυμίες-όνειρα με απώτερο στόχο να αυξήσει τις πιθανότητες επιτυχίας του εγχειρήματος και την ελαχιστοποίηση απώλειας των χρημάτων σας.

Αν παρ΄ όλα αυτά κρίνετε ότι δεν έχετε είτε το χρόνο, είτε τη διάθεση, είτε τις γνώσεις να συντάξετε εσείς το επιχειρηματικό σχέδιο μην διστάσετε να απευθυνθείτε σε εξειδικευμένους συμβούλους επιχειρήσεων και να συνεργαστείτε μαζί τους. Να γνωρίζετε ότι δεν υπάρχουν σύμβουλοι με μαγικές συνταγές αλλά χρειάζονται τη βοήθεια, τις γνώσεις και την αντικειμενικότητά σας, κάθε εταιρία είναι ξεχωριστή και απαιτεί ιδιαίτερες λύσεις, απαιτείται από εσάς δέσμευση στην υλοποίηση των αποφάσεων και κάθε επιχειρηματικό σχέδιο κρίνεται εκ των υστέρων μετά την ολοκλήρωσή του.

Πριν όμως αποφασίσετε να απευθυνθείτε σε σύμβουλο επιχειρήσεων, ακολουθείστε τα βήματα που περιγράφονται παρακάτω και ετοιμάστε όσο περισσότερο υλικό μπορείτε. Θα αντιληφτείτε τη δυσκολία του εγχειρήματος, τη σπουδαιότητα και την αναγκαιότητά του.

Αν αποφασίσετε να δοκιμάστε καλή σας επιτυχία!!!

Σημειώνεται πως για όσοι θέλετε να ξεκινήσετε μία νέα επιχειρηματική δραστηριότητα θα πρέπει να προσαρμόσετε ανάλογα τις οδηγίες που ακολουθούν.

1ο βήμα: επαναπροσδιορισμός θέσης της υφιστάμενης δραστηριότητας στα γενικότερα επαγγελματικά σχέδια και προσωπικά όνειρα σας. Είναι μια βιοποριστική εργασία ή μια παράλληλη δραστηριότητα με εκείνη που σας εξασφαλίζει οικονομικά; Είναι η δουλειά που αγαπάτε και θα κάνετε τα επόμενα 20 χρόνια ή θα τη διατηρήσετε για λίγο ακόμη και μετά θα αλλάξετε επαγγελματική δραστηριότητα; Αυτά είναι βασικά ερωτήματα οι απαντήσεις στα οποία θα αποτελέσουν τον οδηγό για τις επόμενες κινήσεις.

2ο βήμα: ανάλυση του επιχειρηματικού περιβάλλοντος-αγοράς που δραστηριοποιείστε. Το επιχειρηματικό περιβάλλον-αγορά στον οποίο δραστηριοποιείστε σε τοπικό και περιφερειακό επίπεδο έχει συγκεκριμένα χαρακτηριστικά τα οποία επιδρούν θετικά ή αρνητικά στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας και των ανταγωνιστών σας. Πρέπει να δώσετε προσοχή και να μελετήσετε τις επιδράσεις του περιβάλλοντος στην πορεία της επιχείρησής σας κατά το παρελθόν, να αναλύσετε τις παρούσες συνθήκες, και τέλος να προβλέψετε τις αναμενόμενες αλλαγές-τάσεις. Μερικοί από τους παράγοντες που περιγράφουν το επιχειρηματικό περιβάλλον του κλάδου και οι οποίοι αν αγνοηθούν μπορεί να δημιουργήσουν προβλήματα βιωσιμότητας είναι:

Η πιθανότητα εισόδου στην συγκεκριμένη αγορά νέων παικτών ή νέων υποκατάστατων προϊόντων

Η εξάρτηση της επιχείρησης από τους προμηθευτές πρώτων υλών ή τα δίκτυα διανομής

Το μέγεθος και τα χαρακτηριστικά των ανταγωνιστών

Η ένταση του ανταγωνισμού

Το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η συγκεκριμένη αγορά (π.χ. ανάπτυξη, ωρίμανση, παρακμή)

Το προφίλ και μελλοντική κατάσταση των δυνητικών πελατών

Η επίδραση των παραπάνω στην αγορά που δραστηριοποιείστε μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας και να δημιουργεί είτε ευκαιρίες είτε απειλές για την επιχείρησή σας. Η καταγραφή και παρακολούθησή τους συνεχώς είναι αναγκαία και θα σας βοηθήσει να εκμεταλλευτείτε τις ευκαιρίες και να αντιμετωπίσετε τις απειλές.

3ο βήμα: ανάλυση του ανταγωνισμού σε τοπικό και περιφερειακό επίπεδο. Στην αγορά δεν είσαστε μόνοι σας αλλά υπάρχουν και οι ανταγωνιστικές επιχειρήσεις που έχουν οράματα, στόχους, στρατηγικές, κλπ. που επιδιώκουν να τα πετύχουν και όλοι μαζί αγωνίζεστε για να κατακτήσετε την ίδια αγορά. Είναι απαραίτητο λοιπόν να καταγράψετε τους βασικούς σας ανταγωνιστές (αυτούς που κυρίως βρίσκετε μπροστά σας στις πωλήσεις σας με όμοια ή ανταγωνιστικά ή υποκατάστατα προϊόντα), να τους αξιολογήσετε με βάση κριτήρια που εσείς θεωρείτε σημαντικά για την αγορά σας και να τους συγκρίνετε με τη δική σας επιχείρηση για να προσδιορίσετε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία της επιχείρησής σας. Όσο πιο αντικειμενικοί είσαστε τόσο καλύτερη αξιολόγηση θα κάνετε και τόσο καλύτερα αποτελέσματα θα έχετε για να λάβετε σωστές αποφάσεις στρατηγικού χαρακτήρα για την επιτυχή αντιμετώπιση των ανταγωνιστών σας, την αξιοποίηση των δυνατών σημείων σας και την αντιμετώπιση των αδυναμιών σας. Στο τέλος πρέπει να προσδιορίσετε και να περιγράψετε το ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών σας, σε τι δηλαδή είσαστε καλύτεροι από αυτούς.

4ο βήμα: προσδιορισμός ποιοτικού και ποσοτικού επιχειρηματικού στόχου με όρους marketing. Ο ποιοτικός στόχος αφορά τη θέση που επιθυμείτε να καταλάβετε στην αγορά, το όνομα και την εικόνα της εταιρίας που στοχεύετε να δημιουργήσετε, τις συμμαχίες και τις συνεργασίες που πρέπει να κάνετε για να προωθήσετε τους στόχους σας, τις εσωτερικές διαδικασίες ποιότητας που πρέπει να υιοθετήσετε, κλπ. Ο ποσοτικός στόχος αφορά στους αριθμούς που πρέπει να επιτευχθούν όπως για παράδειγμα τζίρος, μεικτό και καθαρό κέρδος, ποσά προς επανεπένδυση, κλπ. Οι ποσοτικοί στόχοι πρέπει να είναι μετρήσιμοι, ρεαλιστικοί και επιτεύξιμοι και να έχουν συζητηθεί και συμφωνηθεί με τα βασικά στελέχη της επιχείρησή σας. Πρέπει να καθοριστούν τα έξοδα, οι δαπάνες και οι αγορές της επιχείρησης που αφορούν μεταξύ άλλων: αμοιβές εργαζομένων και εξωτερικών συνεργατών, διαφήμιση, αγορές παγίων και εργαλείων αύξησης παραγωγικότητας, οργάνωση, αγορές πρώτων και βοηθητικών υλών, κόστος δανεισμού, κλπ. Επίσης πρέπει να καθοριστούν τα έσοδα των πωλήσεων συνολικά και ανά κατηγορία πελατών και κατηγορία προϊόντων και εμπορευμάτων. Επειδή τα παραπάνω νούμερα αλληλοεπηρεάζονται, θα πρέπει να κάνετε αρκετές δοκιμές μέχρι να καταλήξετε σ΄ εκείνα που είναι ρεαλιστικά. Σημασία έχει να ξεκινήσετε τη νέα χρονιά έχοντας προσδιορίσει ορισμένα νούμερα που πρέπει να παρακολουθείτε, γιατί αλλιώς σίγουρα θα χάσετε τον έλεγχο και στο τέλος δεν θα ξέρετε αν πήγατε καλά ή όχι.

5ο βήμα: εξασφάλιση εσωτερικής οργάνωσης ώστε το ανθρώπινο δυναμικό που έχετε να μπορέσει να επιτύχει τους ποιοτικούς και ποσοτικούς στόχους της εταιρίας. Η εσωτερική οργάνωση αφορά τους τομείς διοίκηση και διάρθρωση τμημάτων, περιγραφές εργασίας, εσωτερικές διαδικασίες ελέγχου και επικοινωνίας, λήψη αποφάσεων και όρια ευθυνών, φιλοσοφία διοίκησης και εταιρικό κλίμα, ποιοτική εξυπηρέτηση πελατών, συστήματα αμοιβών και κινήτρων για τους εργαζόμενους, εκπαιδευτικές ανάγκες και εκπαίδευση, παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα, κλπ.

6ο βήμα: δημιουργία των προϋπολογισμών των τμημάτων και κατάστρωση οικονομικού προγράμματος εσόδων και εξόδων, ώστε να ξέρετε εκ των προτέρων πόσα θα ξοδέψετε, για πιο σκοπό και τι αποτέλεσμα περιμένετε. Ιεραρχήστε τις ανάγκες τις επιχείρησής σας σε επενδύσεις ανάλογα με τις προτεραιότητες και τους στόχους σας. Έτσι θα εξασφαλίσετε την απαραίτητη ρευστότητα και θα μπορέσετε να διαμορφώσετε μια σταθερή τιμολογιακή και πιστωτική πολιτική για τους πελάτες σας, ώστε να μην τις αλλάζετε ανάλογα με τις οικονομικές ανάγκες της ημέρας ή της εβδομάδας. Προσπαθήστε να αναλύσετε το κόστος λειτουργίας της εταιρίας σας στην παραμικρή δραστηριότητα και ελέγχετε το κόστος αυτό. Κοστολογείστε εκ των προτέρων σωστά και αντικειμενικά τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας για να μην πουλάτε ακριβά και να έχετε ικανοποιητικό κέρδος και ελέγξτε το κόστος αυτό με πραγματικά στοιχεία. Μόνο έτσι δεν θα βρεθείτε στη θέση να ρευστοποιήσετε στην κυριολεξία το εμπόρευμά σας.

7ο βήμα: δημιουργία marketing plan της δουλειάς σας ώστε να έχετε ξεκαθαρισμένες απόψεις σε τομείς όπως:

Αγορά στόχος – Αναγνωρίστε τα χαρακτηριστικά των πελατών σας και προσδιορίστε τον τρόπο με τον οποίο καταλήξατε στα αποτελέσματά σας. Προβλέψτε το μέγεθος της αγοράς σας και προσδιορίστε ποια είναι τα βασικά κριτήρια με τα οποία οι πελάτες σας αγοράζουν (τιμή, ποιότητα, εμφάνιση, τεχνικά χαρακτηριστικά, ευκολίες πληρωμής, κλπ)

Ανταγωνισμός – Αξιολογήστε τον άμεσο και έμμεσο ανταγωνισμό. Δείξτε ότι είστε σε θέση να ανταγωνιστείτε. Αξιολογήστε τον ανταγωνισμό ως προς την αγορά της τοποθεσίας σας και το ιστορικό της επιχείρησής σας.

Μέθοδοι διανομής – Μιλήστε για τον τρόπο με τον οποίο διανείμετε τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας στους πελάτες σας.

Διαφήμιση – Πώς θα προσαρμόσετε τη διαφήμισή σας στην αγορά στόχο σας ώστε με το χαμηλότερο κόστος να πετύχετε το καλύτερο αποτέλεσμα;

Τιμολόγηση – Η τιμολόγηση θα καθοριστεί ως ένα αποτέλεσμα της έρευνας αγοράς και της κοστολόγησης του προϊόντος ή της υπηρεσίας σας. Περιγράψτε πώς καταλήξατε στη δομή της τιμολόγησής σας.

Σχεδιασμός προϊόντος – Απαντήστε σε ερωτήσεις κλειδιά που αφορούν το σχεδιασμό και τη συσκευασία του προϊόντος.

Τοποθεσία – Εάν η επιλογή της τοποθεσίας σχετίζεται με την αγορά στόχο, καλύψτε το συγκεκριμένο θέμα στην ενότητα που αφορά το επιχειρηματικό σας σχέδιο.

Τάσεις κλάδου – Αναφέρετε τις τρέχουσες τάσεις, προβλέψτε τις αλλαγές στην αγορά και περιγράψτε τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζετε να τις αντιμετωπίσετε.

8ο βήμα: δημιουργία προγράμματος προσωπικής και επαγγελματική ανάπτυξης για εσάς και τους υπαλλήλους σας. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να κάνετε ταυτόχρονα αυτοανάλυση και να συζητήσετε με τους ανθρώπους της επιχείρησή σας σχετικά με τους τομείς στους οποίους χρειάζονται εκπαίδευση. Ακολούθως, να συνεργαστείτε με κάποια εταιρία που οργανώνει σεμινάρια ή με τους εισηγητές κατ΄ ευθείαν και να ξεκινήστε τα κατάλληλα εκπαιδευτικά προγράμματα. Χωρίς εκπαίδευση, δεν θα μπορέσετε να αυξήστε την παραγωγικότητά σας και έτσι να μειώσετε το κόστος επίτευξης των στόχων που έχετε θέσει.

9ο βήμα: κατανομή οικονομικών προγραμμάτων στους 12 μήνες του χρόνου, για να μπορέσετε να ελέγξετε καλύτερα την πορεία τους. Δημιουργείστε πίνακες ταμειακών ροών ανά μήνα που θα σας βοηθήσουν να έχετε εκ των προτέρων εικόνα για τα έσοδα και τα έξοδα σας σε ετήσια και μηνιαία βάση και να αντιμετωπίσετε ευκολότερα και ταχύτερα προβλήματα ρευστότητας. Υπολογίστε το νεκρό σημείο της επιχείρησής σας για να γνωρίζετε από ποιο σημείο και μετά προκύπτει κέρδος. Ενημερώστε όλους τους ανθρώπους της εταιρίας για τα προγράμματα αυτά και ζητήστε τη βοήθεια και την υποστήριξή τους. Να είστε σίγουροι πως όλοι όσοι δουλεύουν στην εταιρία σας, αν ξέρουν προς τα πού στοχεύετε και ποιο αποτέλεσμα πρέπει να επιτύχουν, θα αυξήσουν την παραγωγικότητά τους και θα είναι πιο ενθουσιασμένοι από την προηγούμενη χρονιά.

10ο βήμα: καταγραφή των πάντων. Αν όλα όσα περιγράφονται στα προηγούμενα γίνονται από εσάς, αλλά βρίσκονται μέσα στο κεφάλι σας, είναι σαν να μην υπάρχουν. Αν δεν καταγραφούν, δεν έχουν την ίδια αξία και, το κυριότερο, δεν είναι γνωστά στους άλλους. Μην κάνετε κανένα πρόγραμμα, μην παίρνετε καμία απόφαση και μην δίνετε καμμία οδηγία, αν δεν είναι γραπτή. Μόνο σε ότι είναι γραπτό δεσμεύονται οι άνθρωποι και μόνο με τον τρόπο αυτό αποφεύγονται οι συχνές παρανοήσεις και παρεξηγήσεις.

11ο βήμα: ενημέρωση όλων των ανθρώπων της εταιρίας με κάθε λεπτομέρεια. Δώστε στον καθένα ένα φάκελο που να περιέχει: τις γενικές πληροφορίες που αφορούν τους στόχους και την προοπτική της εταιρίας, και τις ειδικές πληροφορίες που αφορούν τη δική του θέση, τις αρμοδιότητες και τα όρια ευθύνης του και τα αποτέλεσμα που πρέπει να φέρει για να θεωρηθεί επιτυχημένος. Ρωτήστε τον αν θέλει να ξέρει κάτι περισσότερο και αν ναι πληροφορήστε τον γραπτά ώστε να μην έχει κανένα κενό.

12ο βήμα: οργάνωση μιας καλής και χαρούμενης γιορτής για την έναρξη υλοποίησης του επιχειρηματικού πλάνου με ενθουσιασμό, χαρά και θετικό κλίμα. Είναι απαραίτητο οι άνθρωποί σας να ξεκινήσουν την νέα πορεία με αισιοδοξία και πνεύμα δημιουργικότητας. Η γιορτή θα συμβάλλει αποτελεσματικά σε αυτό.

13ο βήμα: παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης του επιχειρηματικού σχεδίου. Το επιχειρηματικό σχέδιο δεν είναι ένα κείμενο το οποίο παραμένει νεκρό από την ολοκλήρωσή του και μετά. Είναι ζωντανό, μπορεί και πρέπει να τροποποιηθεί εφ΄ όσον κρίνεται απαραίτητο από τις εξελίξεις τόσο στο επιχειρηματικό περιβάλλον όσο και στον ανταγωνισμό. Σε τακτική βάση κάθε μήνα πρέπει να παρακολουθείτε την πορεία υλοποίησης αυτών που έχετε αποφασίσει, να ελέγχετε τις αποκλίσεις, να αξιολογείτε και να αντιμετωπίζετε τις αιτίες των αποκλίσεων. Σε τριμηνιαία βάση να κάνετε συνολική αξιολόγηση της πορείας υλοποίησης του επιχειρηματικού σχεδίου, να καταγράφετε τις αποκλίσεις και να αξιολογείτε τις αιτίες τους, και τέλος να προτείνετε εναλλακτικές λύσεις και να τροποποιείτε ανάλογα το επιχειρηματικό σχέδιο.

πηγή: Target BS Αρθρο του Γιώργοου Μαδεμλή ΜΒΑ KINGSTON UNIVERSITY